Gestionar los roles de acceso

Lo que cada persona ve y puede hacer en la web lo decide el rol de acceso de su contrato. Los roles se consultan y se editan en los ajustes de la institución, y se asignan en cada contrato. Los roles nuevos se crean duplicando uno que ya existe. En las apps de iPhone y Android las pestañas son las mismas para todos, sea cual sea su rol.

Ver qué rol tiene una persona

Entra en Personas › Administración › Contrataciones y abre su contrato.
La tarjeta Especialidad y puesto muestra su Rol de acceso.

Ver quién tiene un rol

En Roles de acceso, pulsa el número de Contratos activos del rol. En la ficha de un rol, el mismo número está en la barra de acciones, junto a Duplicar. Al pasar por encima dice Ver quién tiene este rol.
Sale la lista de personas que tienen ese rol con un contrato activo en tu institución, con las fechas de su contrato. Si son más de seis, puedes buscar por el nombre.
Pulsa Abrir contrato para ir al de una persona. Solo aparece si tu rol te deja ver contratos.

Es útil antes de cambiar los permisos de un rol: el cambio afecta a todas esas personas.

Consultar qué permite cada rol

Entra en Configuración › Ajustes generales › Equipo › Roles de acceso. Esta tarjeta solo aparece si tu rol de acceso permite editar roles.
Verás los Roles predefinidos, que mantiene Weikos y no se pueden editar, y los Roles personalizados de tu institución.

Los roles predefinidos permiten:

Administrador: gestionar todo en su institución, también los roles de acceso.
Administrativo: personas, contratos, proyectos, finanzas y el control horario de toda la institución, y todos los ajustes salvo los roles de acceso.
Producción: lo mismo que Administrativo, con tres diferencias: en gastos e ingresos solo ve los que tiene asignados, como responsable o como quien los registró; del control horario solo ve sus propios registros, no los del equipo; y las cuentas bancarias de la institución las ve, para elegir desde cuál se paga, pero no las añade ni las cambia. Además, los datos personales de los contratos de otras personas los ve recortados, y por eso no genera ni descarga sus documentos: lo explica Limitar los datos personales del contrato.
Músico: su calendario, sus proyectos y las partituras de su instrumento, su contrato, sus ausencias y su control horario. No ve el equipo ni los ajustes generales.
Director: lo mismo que Músico, con todas las partituras de sus proyectos.
Usuario básico: es el de quien no tiene contrato vigente. No aparece en la lista.

Crear un rol

En Roles de acceso, abre el rol que más se parezca al que necesitas y pulsa el icono Duplicar de la barra de acciones, arriba a la derecha.
Escribe el nombre y la descripción, y pulsa Crear rol.
En el rol nuevo, elige cada apartado a la izquierda, marca sus Acciones y elige su Alcance: lo que ve y lo que cambia, como explica Ver todo y cambiar solo lo suyo.
Pulsa Guardar, en la barra de acciones. Guarda el rol entero, con todos sus apartados, no solo el que tienes abierto. El cambio afecta a todas las personas que tienen ese rol.

En un rol predefinido no hay nada que guardar: su barra de acciones solo tiene el aspa Cerrar, que vuelve al listado, y Duplicar.

Visión general sale siempre marcada y no se puede quitar: es la pantalla de inicio, y lo que enseña depende de los demás permisos del rol. Calendario sí se puede quitar, si ese rol no tiene que verlo.

En Bloques y campos, casi todos los bloques solo informan: muestran el nivel que dan las acciones, Sin acceso, Solo ver o Ver y editar. Los datos personales de los contratos sí se eligen por separado.

Con el alcance Sus agrupaciones, el rol trabaja solo con lo de las agrupaciones de la persona: la de su contrato o, si el contrato no tiene agrupación, las que incluye su departamento. En los servicios, en los proyectos en los que está su agrupación ve todos y cambia los que llevan su agrupación y los que no llevan ninguna, como los montajes o las descargas. Los que son solo de otras agrupaciones los consulta sin cambiarlos, y nunca marca ni quita agrupaciones que no son suyas. En los documentos, ve los de su agrupación y los de toda la institución, pero solo sube, edita y borra los de su agrupación, y de los personales, solo los de su gente. Si das este alcance a una persona cuyo contrato no tiene agrupación ni un departamento con agrupaciones, el contrato te avisa: no vería nada de esas secciones. Si solo cambia lo de sus agrupaciones, el aviso dice que lo verá pero no podrá cambiar nada.

Con el alcance Su departamento, en Contratos, Ausencias, Ausencias colectivas y Control horario, el rol trabaja con las personas cuyo contrato está en su departamento o en alguna agrupación de su departamento. Si la persona no tiene departamento en su contrato, el contrato también te avisa.

En Desempeño del equipo hay además el alcance Su instrumento: la persona ve el desempeño de quienes tocan su instrumento o uno de su familia en sus agrupaciones. Ver el desempeño y Comparar personas se dan aparte de ver el equipo; lo explica Ver y comparar el desempeño del equipo.

Reparto por servicio también tiene Su instrumento: la persona ve el reparto de su instrumento en la plantilla del proyecto, y en percusión el de toda la sección, sea de la agrupación que sea. Lo explica Repartir los músicos por servicio.

Ver todo y cambiar solo lo suyo

Cada apartado tiene dos alcances, en la columna Alcance de sus acciones: Ve:, en la fila de Ver, y Cambia:, que comparten Crear, Editar y Eliminar. Por defecto, Cambia: está en Igual que ver: el rol cambia todo lo que ve.

En el rol, elige el apartado a la izquierda, por ejemplo Servicios.
Deja Ve: en Todos.
Pulsa Cambia: y elige Sus agrupaciones o Su departamento. Solo se ofrecen con «Ve: Todos», en Servicios, Proyectos, Contratos, Documentos, Ausencias, Ausencias colectivas y Reparto por servicio.
Pulsa Guardar.

La persona ve lo de toda la institución y solo crea, edita y elimina lo de sus agrupaciones o su departamento; lo demás lo abre en solo lectura. Debajo de la tabla, una frase resume lo elegido. Exportar y descargar siguen a lo que ve; las demás acciones especiales, como cancelar un servicio o cambiar el estado de un proyecto, a lo que cambia. Si estrechas lo que ve, lo que cambia se estrecha con él.

Un servicio solo sale en el calendario y en las fichas si se ve su proyecto. Si das «Ve: Todos» en Servicios y Proyectos no se ve en toda la institución, el rol te lo avisa y ofrece un botón para igualarlo.

Limitar los datos personales del contrato

Puedes decidir, bloque a bloque, cómo ve un rol la identidad, el contacto y los datos bancarios de los contratos de otras personas. Cada persona ve siempre sus propios datos completos.

En el rol, elige el apartado de contratos a la izquierda y baja hasta Bloques y campos.
En Datos de identidad, Datos de contacto o Datos bancarios, elige Sin acceso, Enmascarado, Solo ver o Ver y editar. «Ver y editar» solo se puede elegir si el rol puede editar contratos.
Despliega el bloque para ver cómo le llega cada dato al rol: Siempre visible, como el nombre y los apellidos; Últimos 4 caracteres, como el número de documento; Oculto, como la dirección; o No llega, como la fecha de nacimiento.
Si pasas un bloque de «Solo ver» o «Ver y editar» a «Enmascarado» o «Sin acceso», te pide confirmarlo en Este rol dejará de ver completos los datos personales: el rol dejará de poder generar y descargar el contrato, la copia básica y el certificado, porque llevan esos datos completos. Pulsa Enmascarar para seguir.
Pulsa Guardar.

Con los datos enmascarados, el rol los ve recortados en la ficha del contrato, con un candado, sin poder copiarlos ni cambiarlos, y también en las exportaciones, como el censo de trabajadores o el listado de participantes de la plantilla.

Reservar los importes de algunos contratos

Los importes del contrato (sueldo, caché, servicios, dietas y total) también se limitan por rol, en el bloque Condiciones económicas. Además, hay contratos que se tratan aparte, como los de directores y solistas, cuyos cachés negocia la dirección: son los contratos reservados.

Cada bloque de los contratos tiene una segunda línea, En contratos reservados, con su propio nivel. Por ejemplo, un rol de producción puede ver los importes de todos los contratos menos los de los reservados.
Solo quien tiene «Ver y editar» en los importes de los reservados ve y cambia el interruptor Contrato reservado de la ficha del contrato, en «Detalles del contrato». Para el resto, el contrato se ve sin los importes y sin ninguna marca.
Qué especialidades nacen reservadas se decide en las preferencias de contratos, en «Por especialidad», con Nace como reservado. Vienen marcados director, solista, profesor, compositor, agrupación solista y agrupación colaboradora.

Asignar un rol a una persona

Abre su contrato y, en la tarjeta Especialidad y puesto, pulsa Editar. Pulsa Siguiente para pasar a Puesto y datos.
Elige el Rol de acceso. Si también cambias el Puesto de trabajo, elígelo antes: al elegir un puesto se aplica su rol por defecto.
Pulsa Aplicar y guarda el contrato con Guardar.
Pide a la persona que recargue la página para ver los cambios.

Desactivar o eliminar un rol

Para dejar de ofrecer un rol, apaga Activo. Quien ya lo tiene lo conserva, con sus permisos.
Para eliminarlo, pulsa la papelera › Eliminar rol. Solo se puede si no está asignado a ningún contrato, tampoco a contratos que ya han terminado.

Si no funciona

Entra y solo ve No tienes acceso a esta sección, sin menú lateral. Pasaba con roles guardados sin «Visión general»; ahora todos la tienen. Pídele que recargue la página y, si sigue igual, escríbenos.
Podía exportar o guardar algo y ahora no. Tres cosas piden desde el 29/09/2026 un permiso propio, y lo que falta es ese permiso: exportar el censo de trabajadores pide la acción «Exportar» de contratos; exportar el material de un proyecto con precios y titularidades pide el permiso de inventario (el listado simple, el de repartir y cargar, no); y guardar en el expediente el documento generado de un contrato pide poder editar ese contrato, aunque descargarlo siga pidiendo solo su permiso de descarga.
Con el alcance Sus agrupaciones no puede cambiar un servicio. Ese servicio es solo de otras agrupaciones: lo ve, pero no lo cambia. Que lo haga alguien con alcance de toda la institución, o añade su agrupación al servicio.
Ve todos los servicios pero no puede cambiar algunos. Su rol tiene Cambia: en Sus agrupaciones: lo que no es de sus agrupaciones lo ve en solo lectura, con el ojo en vez del lápiz, y en los proyectos sin su agrupación no le sale «Añadir servicio». Si tiene que cambiarlo todo, pon Cambia: en Igual que ver.
Ve los servicios en el plan de trabajo, pero no todos en el calendario. En su rol, Proyectos no se ve en toda la institución, y un servicio solo sale si se ve su proyecto. Da «Ve: Todos» en Proyectos.
A tu compañero no le aparece un menú. Su rol no incluye ver esa sección, y el menú oculta lo que no puede ver. Si tiene un rol personalizado, añádele el permiso; si tiene uno predefinido, asígnale otro rol o duplica el suyo y ajústalo.
Le sale No tienes acceso a esta sección. Su rol no incluye esa página, aunque llegue a ella desde un enlace o desde una tarjeta de Ajustes generales. Revisa su rol.
Tiene varios contratos. Lo que ve depende de lo que elija arriba en Rol y Contrato. Que elija un solo contrato.
Con Todos no puede crear nada. Pasa cuando tiene contratos en varias instituciones o varios en la misma: el botón para añadir sale desactivado o aparece Se necesita un contrato activo. Que elija un contrato en Contrato; lo explica Trabajar con varias instituciones.
No encuentras Roles de acceso. Solo aparece si tu rol de acceso permite editar roles. Habla con quien administra tu institución.
Sale No puedes cambiar el rol de acceso de tu propio contrato. Debe hacerlo un administrador. Otra persona administradora tiene que cambiarlo. Si sale Solo un administrador puede cambiar este rol de acceso, el rol actual permite gestionar roles y solo lo puede cambiar un administrador.
Has cambiado el puesto de trabajo y ha cambiado el rol. Al elegir un puesto se aplica su rol por defecto. Vuelve a elegir el rol después del puesto.
Quieres dejar de usar un rol predefinido. Su interruptor Activo lo desactiva solo para tu institución: quien ya lo tiene lo conserva y deja de ofrecerse en los contratos nuevos. Si es el rol por defecto de alguna especialidad, te preguntará qué rol recibirán a partir de ahora.
Al eliminar un rol sale No se puede eliminar. El rol sigue asignado a algún contrato, aunque ya haya terminado. Asigna otro rol a esos contratos.
Quieres que alguien vea la ficha de una persona pero no sus datos bancarios. En los contratos se puede: elige Enmascarado o Sin acceso en Datos bancarios, como explica Limitar los datos personales del contrato. En los contactos, lo mismo en Contactos › Datos bancarios o Datos fiscales y personales. En el resto de fichas, lo que ve cada rol se decide por apartado completo, con sus Acciones.
En un contacto, el NIF o las cuentas salen con un candado, o sale Tu rol no permite cambiar las cuentas bancarias de los contactos. Puedes elegirlas al pagar un gasto. Su rol tiene enmascarados esos datos de los contactos. Puede seguir eligiendo la cuenta al pagar un gasto, y se guarda completa. Para cambiarlos, que lo haga alguien con Ver y editar en ese bloque, o cambia su rol.
No puede generar ni descargar el contrato de una persona. Su rol ve recortados los datos personales de ese contrato, y los documentos los llevan completos: en la ficha, la tarjeta de documentos solo muestra un aviso. Que lo genere alguien que los vea completos, o cambia ese bloque en su rol.

Si con el rol correcto, un solo contrato elegido y la página recargada la persona sigue sin ver la sección, ve más de lo que debería o ve datos de otra institución, escríbenos a help@weikos.io con el nombre del rol y de la sección.

Nunca te pediremos por correo tu contraseña ni tus datos bancarios. Si recibes un mensaje que te los pida en nombre de Weikos, no respondas y escríbenos a help@weikos.io.