Requisitos de contratación

Los requisitos son la documentación, la formación o los certificados que tu institución pide a las personas que contrata: por ejemplo, un certificado o una formación obligatoria. Se definen como tipos de requisito; cada persona los entrega desde su contrato y la institución los revisa en Requisitos de personal.

Crear un tipo de requisito

Entra en Configuración › Ajustes generales › Administración › Tipos de requisito y pulsa Añadir tipo de requisito.
En el primer paso, escribe su nombre.
En el ámbito, elige a quién se aplica: tipos de contrato, funciones, agrupaciones o categorías. Si no eliges nada, se aplica a todos. En Estado del contrato (desde) eliges a partir de qué estado del contrato se pide.
En Condiciones, indica cuántos meses es válido o si es permanente, y si incluye documento. Si quieres que la persona lo descargue y lo rellene, sube un modelo de documento. Activa Obligatorio y marca Bloqueante, que aparece al activarlo, si la persona no puede aceptar el contrato sin haberlo entregado. Si solo admites PDF, activa Solo PDF junto a «Obligatorio»: desde las apps, las fotos se guardan como PDF.
Si necesitas que responda preguntas, añádelas en Preguntas con Añadir pregunta: texto corto, texto largo, número, sí/no o confirmación, cada una obligatoria u opcional. Se ordenan arrastrándolas.
En Usuario, decide qué puede hacer la persona: El usuario puede ver sus requisitos, El usuario puede subir documentos, El usuario puede marcar como completado y Requiere verificación del administrador.
Guarda el tipo.

Activa El usuario puede ver sus requisitos si la persona tiene que entregarlo. Viene desactivado, y sin él la persona no ve el requisito en su contrato, aunque le impida aceptarlo.

Qué hace la persona

En su contrato, en la web o en las apps, ve la tarjeta Requisitos de contratación con cada requisito y su estado. Al abrir uno, descarga el modelo si lo hay, sube el documento, responde el cuestionario y lo marca como completado o lo envía a verificación, según lo que le permitas. Un requisito bloqueante deja de impedir la aceptación en cuanto sube el documento o lo envía a verificación. Lo explica para los músicos Aceptar un contrato.

Revisar y verificar los requisitos

Entra en Personas › Administración › Requisitos de personal.
Elige Por persona o Por requisito, y despliega la fila.
Pulsa el requisito. Se abre Editar cumplimiento de requisito, o Añadir cumplimiento de requisito si la persona aún no ha entregado nada.
Abre el documento que ha subido desde su enlace, en la sección del documento, y revisa el cuestionario.
En el estado, elige Completado e indica la fecha de cumplimiento: la de vencimiento se calcula sola. Si la persona no tiene que entregarlo, elige Exento y explica el motivo en las notas.
Pulsa Guardar.

Queda anotado quién lo verificó y cuándo. Lo mismo se puede hacer desde la ficha del contrato, en su tarjeta de requisitos.

La persona no recibe ningún aviso cuando verificas un requisito o caduca.

Pedir cambios en un requisito

Si un requisito no es válido, pídele a la persona que lo corrija desde el mismo diálogo. Necesitas el permiso «Verificar o eximir».

Abre el requisito como en el apartado anterior y pulsa Pedir cambios.
En Qué tiene que hacer, elige Corregir el documento, Subir otro documento, Revisar las respuestas (si tiene cuestionario) u Otra cosa.
Escribe el mensaje: lo que tiene que cambiar, para que pueda hacerlo sin preguntar.
Deja encendido Volver a pendiente para que pueda subirlo de nuevo si tiene que entregarlo otra vez. El documento que subió se conserva hasta que lo sustituya.
Pulsa Enviar solicitud.

A la persona le llega por correo y en la app, con el enlace al requisito. Debajo del diálogo, Solicitudes enseña las que has pedido y cómo van. La solicitud se cierra sola cuando la persona vuelve a enviar el requisito a verificación, y te llega un aviso; si te responde con un texto, lo ves ahí. Mientras está abierta, puedes Cancelar.

Descargar los documentos de un requisito o de una persona

Para guardar los documentos o entregarlos a una inspección, pulsa el icono de descarga al final de la fila de un requisito, en Por requisito, o de una persona, en Por persona. Mientras se descarga, el icono se va llenando. Se descarga un ZIP con una carpeta que lleva:

El Excel Estado de los requisitos, con una fila por persona y requisito: estado, fecha de cumplimiento, caducidad, quién lo verificó y cuándo, notas, las respuestas del cuestionario y el enlace a su documento. También salen quienes no han entregado nada, así que sirve como lista de comprobación.
La carpeta Documentos, con el documento de cada persona («García López, Ana.pdf») o, si descargas el de una persona, el de cada requisito.

Descomprime la carpeta antes de abrir el Excel: sus enlaces apuntan a la carpeta de documentos que tiene al lado. Siguen funcionando si mueves o envías la carpeta entera, pero no si copias solo el Excel. Se descargan las personas que ves en pantalla, también con el histórico, y cada descarga queda en el registro de acciones.

Si no funciona

La persona no ve el requisito en su contrato. Activa El usuario puede ver sus requisitos en el tipo de requisito.
No le deja aceptar el contrato. Tiene un requisito bloqueante sin entregar, pendiente o caducado: sale Requisitos pendientes: …. Que lo entregue, o márcalo como exento si no le corresponde.
Un requisito bloqueante no impide aceptar. Revisa su ámbito: si en Estado del contrato (desde) eliges un estado posterior a la aceptación, se pide después de aceptar. Comprueba también que los tipos de contrato, funciones o agrupaciones coinciden con los de la persona.
Un requisito aparece como Caducado. Ha pasado su fecha de vencimiento: un requisito vale todo ese día y caduca al día siguiente. Pide a la persona que lo renueve.
No te deja eliminar un tipo de requisito. Ya tiene cumplimientos registrados. Desactívalo para que no se pida más.
En el estado no te salen Completado ni Exento. Tu rol de acceso no incluye «Verificar o eximir». Puedes cambiar los demás estados; para verificar, habla con quien administra tu institución.
No ves el icono de descarga al final de las filas. Tu rol de acceso no incluye «Exportar» en los requisitos de personal. Habla con quien administra tu institución.
Los enlaces del Excel no abren el documento. Descomprime la carpeta entera y abre el Excel desde ella, sin cambiar el nombre de los documentos ni sacarlos de Documentos. Google Sheets no abre estos enlaces.
No ves Requisitos de personal o los tipos de requisito. Tu rol de acceso no lo incluye. Habla con quien administra tu institución.

Si una persona ha entregado un requisito y no aparece en Requisitos de personal, escríbenos a help@weikos.io con el enlace a su contrato.

Nunca te pediremos por correo tu contraseña ni tus datos bancarios. Si recibes un mensaje que te los pida en nombre de Weikos, no respondas y escríbenos a help@weikos.io.